Co říci při předsedání schůzky

Příprava, postoj nabývání a dobré ústní komunikační dovednosti jsou klíčem k efektivnímu vedení předsedy. Je vaší odpovědností předsedkyně, abyste zajistili, že schůzka splní své primární cíle v rámci svého předem nastaveného časového parametru. Musíte také udržovat účastníky zapojení a ujistit se, že každý má hlas. Jak to, co říkáte, a jak to říkáte, může být rozdíl mezi efektivní, produktivní schůzkou a setkáním, které "selže".

Robertovy řády

Řádový řád Robert stanoví pravidla a pokyny, které mohou být přijaty v plném rozsahu pro formální setkání, ale které můžete také upravit tak, aby vyhovovaly vaší firemní kultuře. Předseda může např. Nastavit parametry schůzky během fáze plánování a zahájit schůzku vysvětlením každého parametru. Pro méně formální schůzku mohou pravidla "Point of Privilege", "Point of Information" a "Limit or Extend Debate" umožnit účastníkům vědět, že přerušení nebude tolerována, že musí být nejprve uděleno povolení k promluvu a že předseda má právo omezit "dobu hovoru".

Volat na objednávku

Bez ohledu na to, jak se to předseda rozhodne říci, schůzka by měla vždy začít s voláním na objednávku. To signalizuje ukončení konverzace v postranním panelu a řekne účastníkům, že je čas soustředit se na dané podnikání. Ústní volání může překlenout rozdíly mezi voláním schůzky na objednávku a začátkem. Jako poslední krok před zahájením schůzky může předseda zjistit a ujistit se, že účastníci obdrželi kopie tištěných materiálů, jako jsou např. Zápisy ze zasedání nebo aktuální jednání schůze.

Zasedací orgán

Vedení diskusí na cestě, jelikož se schůzka pohybuje přes každou položku v pořadu jednání, může být jedním z nejnáročnějších aspektů vedení předsedy. Standardní první položka na každé agendě může přezkoumat obecná a obecně platná pravidla schůzky, která platí pro toto konkrétní setkání. Například, pokud v předstihu víte, že téma generuje značné diskuse nebo diskusi, můžete o tomto tématu oznámit časový limit. Pokud diskuse procházejí časem, který jste nastavili, nebo jeden nebo dva účastníci vládnou diskusi, vrátit se na cestu slovy: "Využili jsme náš přidělený čas na tento problém" nebo "To jsou dobré body, má někdo jiný něco přidat k rozhovoru? "Signál je čas přejít k další položce programu shrnutím klíčových bodů a pokračováním.

Zavolejte na přerušení

Před oficiálním uzavřením schůzky s odvoláním na odložení může předseda shrnout důležité body a ověřit případné budoucí výstupy přidělené v průběhu schůzky, odpovědnou stranu a datum, kdy má být dodávka splatná. Předseda se může zeptat, zda má někdo další otázky nebo potřebuje objasnění, což je dobré nejen pro zajištění toho, aby všichni byli na stejné stránce, ale také pro to, aby byli účastníci zodpovědní za správné a včasné doručení zadaných úkolů. Konečným krokem je, aby předseda oficiálně ukončil schůzi, možná s tím, že "přestěhuji se odložit."

 

Zanechte Svůj Komentář