Spreadsheets Vs. Databáze

Data. Vaše podnikání nemůže být bez ní. Jako majitel malé firmy musíte sledovat vše - od úrovně inventáře až po osobní informace zaměstnanců. Mnoho podnikatelů začíná sledovat informace a data pomocí jednoduchého tabulkového procesoru, jako jsou například Microsoft Excel nebo Tabulky Google, které jsou snadno dostupné a nemusejí stát nic, co by bylo možno použít.

Na druhou stranu, databáze jsou často nabízeny jako ideální způsob, jak řídit aspekty vašeho podnikání, jako je účetnictví nebo inventář, a někdy kom s přiloženou cenou, která vás může vrátit stovky či dokonce tisíce dolarů. Znalost rozdílů mezi tabulkami a databázemi vám může pomoci vytvořit správnou volbu pro vaši malou firmu.

Záznam a analýza dat

Tabulka vám umožňuje nahrávat čísla a text ve sloupcích a řádcích, které pak obsahují tabulku. Můžete předem definovat vztah mezi buňkami v tabulce, takže změny v jedné buňce mohou automaticky změnit jinou buňku. Například můžete použít tabulku pro záznam série čísel s jedním číslem v každé buňce sloupce. Pak můžete instruovat program, aby přidal všechna čísla ve sloupci.

Schopnost vytvářet relační pravidla mezi buňkami, řádky a sloupci činí tabulku ideální například pro vytváření finančních přehledů. Tento typ programu je jednoduchý, ale složitý. Vaše schopnost manipulovat s daty je omezena pouze vašimi znalostmi o tom, jak používat a vytvářet konkrétní vzorce, které definují, jak interagují data. V důsledku toho lidé používají tabulky pro vše od jednoduchého sledování rozpočtu po složité účetní projekty.

Absolvování elektronické schránky

Databáze umožňují ukládat informace stejným způsobem jako tabulka, kromě toho, že rozhraní je obvykle navrženo pro snadnou uživatelskou jednoduchost. Data jsou uložena v polích a záznamech a vytvářejí elektronickou schránku. Ačkoli tabulky jsou nejvhodnější pro manipulaci s čísly a textem, databáze mohou snadno začlenit další typy dat, například obrázky a přílohy dokumentů.

Databáze také umožňují manipulovat s velkým množstvím dat snadněji. Celý inventář můžete umístit do tabulkového procesoru, avšak v určitém okamžiku je navigace řádků a sloupců na různých stránkách tabulky těžkopádná. A právě když potřebujete databázi.

Databáze jsou navrženy tak, aby usnadňovaly uživatelům získávat informace z velkých databází dat v užitečném formátu pomocí vyhledávacích dotazů. Nový zaměstnanec může sedět a hrát si s daty, aniž by nutně investoval spoustu času, když se dozví, jak fungují vztahy mezi daty, protože rozhraní obvykle zabraňuje příležitostnému poškození dat a vztahů prostým spuštěním vyhledávání.

Správný nástroj pro práci

Takže kdy má váš malý podnik udělat skok z tabulky do databáze? Specializované databáze, například účetnictví, řízení vztahů s klienty a řízení zásob, mohou být drahé nákupy. Pokud jste ve fázi spouštění nebo pokud jsou peníze pevné, investice do databáze, kdy by tabulka fungovala stejně dobře, může to být zbytečné náklady. Znalost typů projektů, které jsou vhodné pro tabulku, oproti typům projektů vhodných pro databázi, vám může pomoci správným směrem.

Tabulky jsou obecně nejvhodnější pro:

  • Analýza dat

  • Výpočty

  • Statistická srovnání

  • Správa grafů

Databáze fungují dobře pro:

  • Správa dat

  • Komplexní vyhledávací dotazy

  • Více uživatelů

  • Zobrazení podmnožin dat

  • Přehledy souhrnných údajů

  • Opakované datové sekvence

Pravděpodobně nejde o to, že existuje šablona tabulky, která vám pomůže sledovat téměř všechny aspekty vašeho podnikání, neboť programy, jako je Microsoft Excel, jsou integrovanými obchodními nástroji po celá desetiletí. Pokud však tabulka začíná být tak velká a složitá, že je obtížné ji spravovat, nebo pokud potřebujete více lidí pracovat s daty pravidelně, je pravděpodobné, že aktualizace všech těchto dat do specializované databáze bude pravděpodobně dobrým rozhodnutím. Dobrou zprávou je, že databáze a tabulky jsou často používány v tandemu, takže nikdy nemusíte úplně opustit jednu za druhou.

 

Zanechte Svůj Komentář