Pravidla pro zaměstnavatele, kteří distribuují W-2s

V případě podniků se zaměstnanci bude okamžitě následovat prázdninový spěch, a to do 31. ledna. Každá společnost, která vyplácí mzdy a podniká v obchodním nebo podnikatelském oboru, musí tyto příjmy po skončení zdaňovacího období hlásit společnosti Internal Revenue Service. Zaměstnanci poté použijí tyto informace k podání daňového přiznání. Vaše firma musí předávat údaje W-2 a shrnout formulář W-3 do IRS podle konkrétních termínů každého roku.

Podání W-2

Pracovníci, kteří obdrží hotovostní a nepeněžní mzdy, pro které byly daně zadrženy, musí obdržet kopii W-2. Požadavek poskytnout IRS mzdové a daňové informace a zaměstnance s W-2 není obchodovatelný. Jakýkoli pracovník, který má dani z příjmu, Medicare a Sociální zabezpečení zadržen, nebo který by měl srážky daní, pokud zaměstnanec nevyžadoval "osvobození od daně" nebo ne více než jeden příspěvek na zadržení na formuláři W-4, musí obdržet i W-2.

Kdy chcete soubor W-2 odeslat

IRS požaduje kopii "A" formuláře W-2 spolu s formulářem W-3 nejpozději do 28. února každého roku. I když v některých přechodných letech může být lhůta prodloužena do 29. února. -soubor nebo vysílat W-2s elektronicky, termín je posunut do 2. dubna. Pokud podáte pozdě, mohou následovat pokuty a pokuty. Držte kopii "D" formuláře pro vaše obchodní záznamy.

Kopie zaměstnanců

Doručte W-2 kopie označené "B", "C" a "2" pracovníkům do 31. ledna každého roku. IRS považuje zaslání kopií do data splatnosti nebo před datem splatnosti za splnění požadavku na předání kopií zaměstnancům, přičemž formuláře zobrazují správné poštovní adresy. Pokud zaměstnanec ukončí práci kdykoli před 31. prosincem daného daňového roku, můžete zaměstnanci kdykoliv poskytnout požadované kopie W-2 po posledním dni pracovníka, nejpozději však do 31. ledna. Musíte také poskytnout kopie W-2 do 30 dnů od ukončení nebo konečné mzdy, podle toho, který den je poslední, pokud zaměstnanec po ukončení žádosti požádá o kopie W-2.

Oddělení daňových úřadů státu

Za stejných termínů pro podání kopií W-2 s IRS, zkopírujte soubor "1" se státním daňovým oddělením. To vyžaduje přesné vyplnění formulářů formuláře W-2 15 až 20. Ohledně místa odeslání kopie W-2 "1" se obraťte na státní daňové oddělení ve vaší oblasti.

Správné číslo sociálního zabezpečení

IRS vyžaduje, aby zaměstnavatelé používali pouze číslo sociálního zabezpečení zaměstnance pro použití při podávání W-2s každý rok. Dokonce i v případě, že má zaměstnanec nezávislé daňové identifikační číslo, vyžaduje W-2 číslo zaměstnance na formuláři. IRS používá SSN, aby zajistila, že hlášené platby souhlasí se částkami uvedenými v daňových přiznáních zaměstnanců. Administrativa sociálního zabezpečení navíc zaměstnává zaměstnance SSN, aby zaznamenala výdělky zaměstnance pro budoucí výhody SSA a Medicare.

Ujistěte se, že hlášený SSN pro každého pracovníka je správný. Americké občanství a imigrační služby poskytují elektronický přístup pro zaměstnavatele, kteří se přihlásí k ověření čísel sociálního zabezpečení zaměstnanců prostřednictvím programu E-Verify.

Vrácené nebo nedoručitelné W-2

Jakékoli vrácené nebo nedoručitelné kopie zaměstnanců formuláře W-2 musí být uchovány po dobu čtyř let po pokusu o doručení. Služba IRS požaduje, abyste nevysílali nedoručitelné zásilky W-2 do Správy sociálního zabezpečení.

 

Zanechte Svůj Komentář