Jak skenovat dokument pro změny

Identifikace rozdílů mezi dvěma verzemi souboru - originální a upravená kopie návrhu, dohody nebo plánu - se může stát časově náročným cvičením při používání zvýrazňovačů, lepicích poznámek a chybných odchylek. Chcete-li zvýšit přesnost a snížit obtíže, se kterými můžete skenovat soubory a vyhledávat změny, nechte váš software pro vás vynaložit náročnou práci. Stejné kancelářské aplikace, které používáte k vytváření a distribuci své práce, zahrnují vestavěné funkce určené právě pro tyto druhy výzev.

Sledování změn a porovnání dokumentů

Aplikace Microsoft Word nabízí dvě související, ale různé způsoby, jak najít a zkontrolovat změny a rozdíly mezi verzemi dokumentu. Pokud zapnete funkci Změna stopy během úpravy souboru, můžete zobrazit nebo skrýt všechny odstranění, vkládání, komentáře a změny stylu vašich nebo jiných přispěvatelů, přijmout nebo odmítnout všechny nebo jednotlivé úpravy a dokonce vytisknout soubor viditelné anotace. Najděte záložku "Přehled" pásu karet aplikace Word a kliknutím na položku "Procházet změny" ji aktivujte. Pokud zapomenete zapnout sledování změn před spuštěním práce, můžete vidět rozdíly mezi původním a změněnými verzemi souborů pomocí funkce Porovnávání slov. Možnost legální černé čáry zobrazuje rozdíly mezi libovolnými dvěma vybranými soubory a výchozí nastavení porovnávací verze v novém dokumentu. Můžete také kombinovat změny ve více edicích souboru pomocí verze kombinované revize funkce.

Metoda překrytí

Staromódní způsob zjišťování rozdílů mezi dvěma verzemi souboru závisí na výtisku každého z nich a na zdroji jasného světla. Konečná podoba této metody používá průhledný film pro jeden ze dvou výtisků. Překrýt stránku z jednoho souboru nahoře na stejné stránce a podržte kombinaci až na světlo. Tam, kde se verze liší, vidíte směs textu z každého z nich, jeden přes druhý. Pokud vaše dokumenty obsahují nepatrné varianty, které chcete rychle najít, zejména pokud existuje v digitální podobě pouze jako bitmapové skenování výtisku, může být tato metoda ideální.

Porovnání vedle sebe

Synchronizované posouvání aplikací Microsoft Word zjednodušuje úkol prohlížení dvou verzí dokumentu vedle sebe a jejich rozbor poloviční kontroly. Tato metoda může usnadnit úlohu lokalizace malých, omezených nebo dobře definovaných změn v dokumentech, které zobrazují dostatečnou úpravu, aby bylo obtížné porovnávat je prostřednictvím jiných funkcí sledování změn a analýz. Nastavte vedle sebe dvě okna souborů a zapněte funkci "Synchronní posouvání" ve skupině Window v záložce "Zobrazit". Jakmile to uděláte, oba soubory se posouvají jako jeden.

Metody PDF

Máte-li přístup k aplikaci Adobe Acrobat Professional, můžete provést podrobné porovnání dokumentů mezi dvěma verzemi projektu, aniž by soubory měly pocházet ze stejné aplikace. Položka Porovnání dokumentů v nabídce Zobrazit aktivuje tuto funkci a umožňuje určit a porovnat druhy souborů, které porovnáváte, a vybírat relevantní soubory a stránky: souvislé soubory s textovými toky, jako jsou zprávy nebo časopisy; prezentace nebo grafika; skenování, včetně výkresů, bez ohledu na pořadí stránek; a textových voleb, které řeší dlouhé soubory.

 

Zanechte Svůj Komentář