Jak vytvořím diagram pracovních postupů?

Graf pracovních postupů nebo schéma pracovních postupů je účinný a snadno srozumitelný nástroj, který pomáhá lidem sdílejícím společný cíl pochopit podnikové procesy, řízení a úkoly v oblasti lidských zdrojů. Dobře navržený diagram jasně ilustruje tok úkolů a činnosti potřebné k dokončení práce. Identifikuje kritické stavy v rámci procesu, vyhledává problémové oblasti a ukazuje vztah mezi kroky v procesu. Tabulka pracovních postupů, jako grafické znázornění systematického toku informací, je neocenitelným analytickým nástrojem. Poskytuje vizuální podrobné pokyny, které definují proces, standardizují ho a najdou klíčové body, které mohou být vylepšeny pro dosažení úspěšných výsledků.

Jednoduché nebo složité

Několik softwarových programů na trhu dělá vytváření průtokových diagramů snadným procesem. Tato uživatelsky přívětivá grafická rozhraní využívají intuitivní nástroje, které umožňují, aby někdo vytvořil profesionálně vypadající diagramy bez potřebných kódovacích dovedností. Graf pracovních postupů může být jednoduchý nebo složitý v závislosti na procesu, který popisuje, ale nejdůležitější je, že graf musí být přesný, aby byl účinný. Velké procesy mohou vyžadovat hierarchickou sadu dílčích procesů, rozsáhlé periferní detaily a více rozhodnutí, která jsou založena na řadě alternativních akcí.

Symboly schématu

Grafy pracovních postupů používají geometrické symboly, často v určitých barvách, kreslené na papíře nebo vytvořené pomocí softwarového programu propojeného šipkami. Každý symbol nebo pole konektoru představuje rozhodnutí, zpoždění, akce a úkoly, ke kterým dochází mezi zahájením projektu nebo spuštěním a ukončením nebo cílení.

Rozhodněte se o standardní sadě symbolů, abyste zabránili konfliktním použití. Některé firmy používají stejnou standardní množinu pro všechny procesy. Tvary každé krabice definují funkci, jako jsou rozhodnutí, otázky a další kroky. Rozhodnutí jsou jedním z nejdůležitějších prvků grafu, protože procesy jsou řízeny správnými nebo nesprávnými otázkami a odpověďmi. Symboly jsou tvořeny třemi hlavními typy: podlouhlými kruhy, které označují začátek nebo konec procesu, obdélníky, které ukazují pokyny nebo akce a diamanty, které ukazují rozhodnutí, která musí být učiněna.

Jak používat graf Workflow

Vymyslete proces před jeho uvedením na papír nebo do softwarového programu. Zeptejte se účastníků procesu, jako například "Co se stane dál?" A "Měli bychom se rozhodnout, než přistoupíme k dalšímu kroku?" Jakmile bude dosaženo konsensu o základních složkách a toku grafu, začněte kreslením prodlouženým kruhem a označte jej za "Začátek". Projděte celý proces a nakreslete příslušné tvary s popisy v pořadí, ve kterém se vyskytují. Pomocí šipek spojte tyto kusy dohromady a nakreslete šipky na rozhodovací diamant pro každý možný výsledek a vyplňte podrobnosti o výsledcích, jak postupujete. Na konci vývojového diagramu nakreslete podlouhlý kruh a označte jej "Dokončit".

Posledním krokem v používání grafu pracovních postupů je napadnout to. Obsahuje graf správně sled akcí a rozhodnutí? Měly by být přidány další kroky? Přezkoumejte duplicitní kroky, najít příležitosti ke zlepšení a zajistěte, aby účastníci vykonávali práci, která nejlépe vyhovuje jejich schopnostem.

Tipy pro kreslení grafu pracovních postupů

Při vytváření grafu pracovních postupů proveďte křížové odkazy na podpůrné dokumenty a informace. Lidé, kteří provádějí zobrazené úlohy, by měli v reálném čase úzce spolupracovat s kroky v grafu, než aby se pokusili o idealizovaný pohled na to, co se může nebo nemusí vyskytnout. Pokud má být graf použit ve formálním školení nebo jako standardizovaný proces, jednoznačně ji identifikujte jako takový.

 

Zanechte Svůj Komentář