Jak vytvořím upravenou fakturu?

Většina účetních a účetních software vytvoří odhady a faktury s několika krátkými kliknutími myší. Někdy dochází k úpravě faktury kvůli chybě nebo úpravě. Když k tomu dojde, musíte to správně zaúčtovat. Způsob, jakým s ním budete jednat, bude záviset na tom, zda je faktura zaplacena nebo neplatná.

Odeslání přiložené revidované faktury

Pokud je potřeba provést revizi faktury, nebuďte v pokušení odstranit originál, zejména pokud byl již odeslán klientovi. To vytváří zmatek, protože klient si neuvědomuje, která faktura je správná. Změníte stávající fakturu s použitím stejného čísla faktury a přidáte číslo "R" na konec čísla udávajícího revizi. To umožňuje vašímu účetnímu oddělení a klientovi vědět, že je uvedeno číslo původní faktury a projekt. Například původní faktura může být číslo faktury 5329, takže revidovaná faktura bude 5329-R. To pomůže zabránit duplicitním platbám z důvodu nevyřízené faktury, která byla zrušena na vašem konci, ale je stále v držení klienta.

Přejděte do původní faktury a nastavte ji na úpravu. Budete chtít okamžitě upravit číslo faktury a uložit soubor jako revidovaný tak, abyste měli kopii obou. Upravte datum revidované faktury. Na základě jednotkových nákladů a daňových tarifů zformátujte podle potřeby všechny změny původní faktury. Dokončení revizí na faktuře a uložení před tiskem a zavřením. Klientovi odešlete kopii revidované faktury se změněným fakturačním dopisem.

Revize placené faktury

Pokud provádíte revizi faktury, která již byla zaplacena, budete muset před provedením cokoli jiného řešit záznam o platbách. V závislosti na tom, zda je platba již smírována s bankovními účty, mírně změní proces.

Než provedete revizi faktury, zrušte platbu související s fakturou. Uvedená platba se zobrazí nad fakturami ve většině účetních programů, které označují platbu. Smazat tuto platbu a uvést na příslušnou kartu poznámku. Je-li částka již smírována, upraví hodnotu předchozího zůstatku, když sjednotíte výpisy z příštího měsíce. To je důležité si uvědomit pro příští měsíc, abyste se vyhnuli nejasnostem.

Upravte fakturu na základě nových platebních informací nebo podmínek. Uložte jako revidovanou fakturu za použití R na konci čísla. Uložte původní i revidovaný účet jako historii účtu. Znovu zapište platbu. Pokud jsou splatné dodatečné platby, měl by se fakturační dopis vyřídit. V případě splatnosti vrácení peněz postupujte s kontrolou vrácení peněz a zasláním pozměněného dopisu s fakturou.

Dobré účetní postupy

Vedení přesných knih pomáhá majiteli firmy udržovat solidní zvládnutí finančního zdraví své společnosti. Při revizi některých faktur, které jsou z různých důvodů nevyhnutelné, nastavte postupy, které omezují počet revizí. To usnadňuje konečné účetnictví, sladění a daňovou přípravu. Čím přesnější jsou vstupy, tím méně bude pravděpodobně časem (a penězi) spotřebovávat otázky později.

Potvrďte všechny podrobnosti před dokončením faktur. Návrh nebude vždy skutečná faktura. Uložte položky jako koncepty, dokud nebudete mít jistotu o podrobnostech a budete pokračovat s fakturou projektu. Přečtěte si všechny informace s klientem, abyste se ujistili, že kontaktní informace a fakturační údaje jsou kompletní, aby se snížily administrativní změny faktur. Zadejte okamžitě všechny nové faktury a platby a zvykněte si, aby všechny bankovní účty byly měsíčně kompatibilní. Diligence znemožňuje zbytečné revize později.

 

Zanechte Svůj Komentář