Jak vytvořit tabulku pracovních postupů

Grafy pracovního toku jsou také nazývány schématy pracovního toku a vizuálně popisují proces, ze kterého projekt projde od začátku do konce, aby dosáhl požadovaného výsledku. Grafy umožňují všem členům týmu nebo týmům zapojeným do práce pochopit, co se děje postupně a jaké oddělení bude pracovat s jakými povinnostmi. Existují dva aspekty vytvoření tabulky pracovních postupů: příprava na papíře a následné použití softwaru jako Microsoft Visio 2007 pro vytvoření grafu.

Příprava

1.

Začněte identifikovat podstatná jména a slovesa ve vaší pracovní situaci. Vložte je na list papíru od začátku do konce v pořadí, v jakém se objevují v pracovním toku. Příklad slov, které můžete použít: zákazník, problém zákazníka, telefonát, zástupce zákaznického servisu, vyhledávání účtu, přístup k aplikaci, přístup, databáze, webová stránka, inventář, data, schválení, odmítnutí, návrh, komunikace a odeslání. Cílem je identifikovat objekty a procesy, které tvoří váš pracovní tok.

2.

Nakreslete kruh v horní části dalšího listu papíru a označte jej jako "Start". Nyní nakreslíte kruhy, které představují jednotlivé položky a procesy v pracovním toku, které jste právě načrtli. Nakreslete řádek, který každému připojí a označte směr průtoku. Pokud pracovní tok přichází k rozhodnutí založenému na nějakém stavu, ujistěte se, že jste nakreslili dva řádky, které udávají, co se děje s tokem pracovního toku, pokud je stav "ano" a ten označuje, co se stane, když je stav "ne . "

3.

Pokračujte, dokud nebudete přesvědčeni, že jste řešili všechny aspekty procesu toku práce. Možná jste v tomto procesu vymazali, popírali nebo dokonce částečně začali. To vše je v pořádku, protože na tyto výkresy budete odkazovat jako vodítko při použití softwarového programu pro vytvoření pracovního diagramu. Po dokončení výkresů se můžete přesunout na další sekci.

Software

1.

Otevřete aplikaci Microsoft Visio. Najděte levý panel s označením "Kategorie šablon". Klikněte na složku s názvem "Vývojový diagram".

2.

Najděte šablonu označenou jako "schéma pracovního toku" a klikněte na ni, abyste ji změnili na oranžovou. Bude to ve středním panelu v horním řádku šablon. Klikněte na tlačítko "Vytvořit" v pravém dolním rohu obrazovky.

3.

Vyhledejte sloupec na levé straně prázdné mřížky označené jako "Tvary". Zde najdete symboly a tvary, které představují různé objekty, které můžete použít pro sestavení pracovního diagramu. Všimněte si každého podkapitolu "Tvarů se šipkami", "Pozadí", "Okraje a tituly", "Oddělení", "Objekty pracovního toku" a "Pracovní kroky". Strávit nějaký čas kliknutím každého z nich se seznámíte s obsahem každého z nich.

4.

Klikněte na nadpis "Oddělení". Vyberte oddělení, kde bude zahájen proces vašeho toku práce. Klepněte na symbol a podržíte-li tlačítko myši, přetáhněte symbol na přibližně 1 1/2 palce od horní části prázdné mřížky. Odklikněte symbol tak, aby zůstal prázdný.

5.

Klikněte na podokruhu "Objekty pracovního toku". Klepněte a přetáhněte symbol pro zákazníka nebo osobu a umístěte jej vedle symbolu oddělení na mřížce. To ukáže, odkud začíná proces oddělení, spolu se skutečností, že pro zahájení procesu je zapotřebí jedince. Pokračujte kliknutím a přetažením jednotlivých symbolů podle potřeby z jednotlivých podkapitol na mřížku, abyste ilustrovali proces vašeho pracovního toku. Po dokončení uložte svou práci.

Věci potřebné

  • Tužka
  • Papír
  • Aplikace Microsoft Visio nainstalována v počítači
  • Pracovní tok na model

Tip

  • Při použití softwaru máte možnost vytvářet ještě dynamičtější diagramy pracovního toku úpravou okrajů nebo stylu pozadí pomocí obsahu podtitulků "Pozadí" a "Ohraničení a nadpisy" před kliknutím a přetažením různých symbolů na prázdnou mřížku .

Varování

  • Může trvat déle, než vytvoříte graf pracovního toku s aplikací Microsoft Visio, pokud nejste obeznámeni se softwarem nebo terminologií, kterou obsahuje. Vyhněte se ztrátě práce tím, že ji uložíte čas od času. Jakmile začnete podrobně popisovat svůj pracovní tok, zjistíte, že existuje spousta dalších kroků, než se původně předpokládalo, prodloužit dobu potřebnou k dokončení pracovního diagramu.
 

Zanechte Svůj Komentář