Jak vytvořit časové řady při správě projektu

Spěch a stres se snaží splnit nerealistické termíny mohou lidem zanechat pocit frustrace a nespokojenosti. A to je dřív, než se vyrovnají s možným špatným výsledkem. Projekty jsou způsob života mnoha podnikatelů a vytváření rozumných časových horizontů je nezbytnou dovedností, kterou lze naučit s disciplínou a vytrvalostí. Začněte proces s myšlenkou výzkumného pracovníka, sledujte plné rozměry a požadavky projektu s otevřenou myslí. Po zřízení časové osy se připravte na hraní regulátora, protože mnoho lidí by mohlo podkopat vaši časovou osu s výmluvami a pokusy o odklad.

1.

Proveďte důkladnou studii projektu tak, abyste přesně pochopili, co je třeba udělat a jak. Čím podrobnější je vaše studie, tím přesnější bude vaše časová osa. Začněte s datem dokončení nebo uvedením do provozu a naplánujte práci zpět, abyste nastavili mezitřídy. Vaše společnost by například mohla zahájit revizi webové stránky, která vyžaduje podání od zaměstnanců v několika odděleních. Začněte schůzkou s návrhářem webových stránek, abyste si vybrali předběžné lhůty nebo data, kdy by měly být webové stránky předkládány, aby zajistily trvalý tok práce.

2.

Setkat se se zaměstnanci přiřazenými k projektu, abyste získali smysl práce, kterou je třeba udělat. Zeptejte se jakýchkoli vnímaných překážek před sdílením předběžných lhůt. Požádejte je, aby poskytli odhady "nejhorších případů" pro své podání, takže je jasné, že je čas provést úpravy, protože jakmile je nastavena oficiální časová osa projektu, očekáváte, že bude splněna.

3.

Přezkoumejte odhady zaměstnanců a vyzýváte je odborně, bezkonfroncionářsky. Někdy jsou zaměstnanci závislí na ostatních, aby dokončili svou práci. Oni také mají tendenci být příliš optimistický, pokud jde o soudní čas. Požádejte zaměstnance, aby se podíleli na jiných projektech, na dovolenou a na případné osobní okolnosti, které by mohly rušit projekt. Řekněte jim, že budete vzít zpětnou vazbu, ale budete muset uložit přísnější termíny, abyste zajistili, že projekt bude dokončen včas.

4.

Využijte této příležitosti k tomu, abyste zdůraznili svůj projekt mysli a vaše odhodlání splnit konečný termín. Pečlivě poslouchejte, co chcete, a okamžitě je opravte. Jinými slovy, pokud zaměstnanec říká, že by měl "být" schopen dokončit příspěvek k určitému datu, zdůrazněte, že očekáváte, že "bude".

5.

Přejděte k práci na termínovaných termínech podle celé časové osy projektu. Na základě všech shromážděných informací pracujte zpět od data konečného termínu. Vezměte v úvahu odhady zaměstnanců, ale nebojte se ukládat dřívější lhůty. Někteří manažeři běžně zvyšují každou lhůtu o jeden den, aby poskytli prostor pro dýchání za nepředvídané okolnosti. Volba je na vás, ale nezapomeňte, že nakonec je na vás, abyste zajistili, že projekt bude dokončen včas a za rozpočet.

6.

Uveďte celou časovou osu projektu vedoucímu oddělení nebo nadřízenému, který je s projektem obeznámen. Stejně jako jste napadli svou pracovní skupinu, požádejte tuto osobu o zpochybnění vašich termínů. Pokud máte pochybnosti, uveďte termíny dříve. Projekt nemůže odjet po kolejích, pokud je dokončen v předstihu, ale problémy se rychle zkomplikují, když nejsou dodrženy lhůty.

7.

Rozšiřte celou časovou osu projektu na všechny postižené zaměstnance. Nenechte se překvapit, jestli se některé vaše termíny brání. Snažte se zastavit jakoukoli negativitu, neboť špatná morálka by mohla ovlivnit výsledek projektu. Pokud se domníváte, že zaměstnanci mohou mít z ústředního místa prospěch, naplánujte na závěr projektu pizzu nebo jinou slavnostní událost.

Tipy

  • Jak probíhá váš projekt, buďte připraveni přijmout roli vynucovacího / roztleskávaceho týmu a připomenout zaměstnancům důležitost dodržování lhůt a současně podpořit jejich maximální úsilí.
  • Dát zaměstnancům nějaké slovo při přípravě časové osy projektu by jim mohlo poskytnout podnět k tomu, že bude pracovat lépe na jeho plnění. Ale sdělujte důsledky zmeškaných termínů jasnými a specifickými pojmy.
 

Zanechte Svůj Komentář