Jak vytvořit denní čas správy

Časové řízení je nezbytné pro všechny malé firmy. To platí zejména tehdy, když zjistíte, že je téměř nemožné dokončit svou práci v daném časovém rozpětí nebo pokud jste náchylní k rozptýlení. Vytvoření protokolu správy času vám pomůže najít potenciální oblasti, které potřebují zlepšení, a také vizuální pohled na to, jak každý den strávíte čas. Protokol řízení času je neocenitelný nástroj pro zaměstnance i pro manažery a vlastníky firem.

1.

Vykreslete příkladový den na kus papíru. Grafický papír můžete použít ručně, nebo pokud chcete, použijte software pro správu času. Používejte jednu stránku za den.

2.

Seznamte si denní úkoly v horní části listu. Každá úloha by měla mít svůj vlastní sloupec. Pokud například váš typický den zahrnuje kontrolu e-mailu, sběr dokumentů, přípravu korespondence nebo provádění jakéhokoli důležitého úkolu, každý z nich by měl mít svůj vlastní sloupec. Jednoduché úkoly, například odpověď na telefon, by neměly být zahrnuty, pokud to není neodmyslitelnou součástí vaší práce. Vytvořte jeden sloupec na konci řádku úkolu pro časové ztráty.

3.

Mapujte své hodiny na straně této tabulky. Každou hodinu bloku stráveného v práci by měl mít vlastní řadu. Je-li to nutné, rozdělit to na půlhodinové bloky v závislosti na vaší úloze a při běžném naplánování úkolů. Začněte hodinami, kdy začnete pracovat, a přidejte tolik řádků, kolik potřebujete pro svůj pracovní den. Pokud chcete, můžete vynechat obědovou hodinu nebo jednoduše zablokovat každý čtverec pro toto období dne.

4.

Zaregistrujte své aktivity po celý den. Kdykoli pracujete na úkolu, vyplňte blok hodin, který odpovídá tomuto úkolu. Pokud začnete později v hodině, vyplňte pouze část bloku. Dělejte to každý den po dobu pěti dnů, pomocí nového listu pro každý den, abyste zjistili průměrný čas strávený pro každou z vašich úkolů.

5.

Přihlašovací čas byl ztracen v grafu. Pokud strávíte čas v průběhu vašeho dne surfování online, čtení osobních e-mailů nebo nedodržení vašich zamýšlených úkolů, buďte upřímní s vámi a přihlaste se tentokrát. Použijte sloupec, který jste vyčlenili na časové odpady, abyste vyplnili hodiny nebo půl hodiny strávené v těchto činnostech.

6.

Interpretajte data a zjistěte, kolik času strávíte v práci, jak dlouho trvá každý z vašich úkolů v průměru a kolik času ztrácíte každý den. Tyto výsledky vám pomohou plánovat vaše dny vhodně, přidělíte dostatek času pro každou danou úlohu a zkracujete dobu, kterou ztratíte.

 

Zanechte Svůj Komentář