Jak vytvořit standardní operační postup

Standardní provozní postup nebo SOP je písemná sada pokynů krok za krokem o tom, jak má zaměstnanec zvládnout konkrétní úkol nebo situaci, která vzniká v podnikání. Účelem standardního provozního postupu je zajistit úspěšný výsledek úkolu a zajistit, aby výsledek byl konzistentní bez ohledu na to, kdo dokončil úkol.

1.

Zaznamenejte výsledek nebo cíl, který očekáváte s SOP. Například pokud píšete SOP o tom, jak zavírat kancelář každý den, pak je cílem zajistit kancelář na večer až do dalšího pracovního dne.

2.

Napište hrubý návrh kroků jasným a stručným způsobem, ale také nezapomeňte zahrnout dostatek podrobností, aby osoba, která tuto úlohu vykonala, mohla provést správně. Při psaní kroků pro SOP pomáhá procházet akcemi, jako kdybyste dokončili SOP, abyste si nevšimli žádných důležitých informací.

3.

Otestujte SOP sami. Po zapsání prvního návrhu SOP postupujte podle kroků, které jste napsali, abyste se ujistili, že SOP je dokončeno. Proveďte potřebné úpravy nebo revize kroků.

4.

Otestujte SOP se zaměstnancem nebo s někým, koho znáte, abyste mohli dokončit SOP podle pokynů. Získejte zpětnou vazbu od testeru na jakýchkoli krocích nebo pokynech SOP, které byly nejasné, těžko pochopitelné nebo chybějící.

5.

Vytvořte konečný návrh, který obsahuje zpětnou vazbu od vašeho testeru. Pro konečnou úpravu kopie SOP proveďte finální úpravu.

6.

Rozdělit SOP zaměstnancům. Můžete si nechat vytisknout v pořadačce jiné SOPy, poslat je na bulletin společnosti nebo distribuovat SOP prostřednictvím e-mailu nebo tištěné kopie.

7.

Školení zaměstnanců. Uspořádejte schůzku nebo školení, abyste aktualizovali své zaměstnance na SOP. Projděte každý krok se zaměstnanci a odpovězte na jakékoli otázky, které mohou mít ohledně nového postupu.

Tip

  • Jak se vaše obchodní procesy mění, tak i vaše SOP. Naplánujte každoroční nebo dvakrát ročně kontrolu vašich SOP, abyste zajistili, že každý z nich bude aktuální nebo se stále používá. Proveďte potřebné aktualizace SOP.
 

Zanechte Svůj Komentář