Jak vytvořit tabulku pro sledování výdajů v OS X

Tabulka Microsoft Excel poskytuje ideální způsob, jak zadávat, třídit, třídit a vypočítat své obchodní výdaje, abyste je mohli předložit k úhradě nebo připravit zprávu pro svého účetního. Spíše než používat aplikaci kalkulačky Mac, abyste mohli přidávat své kategorie nákladů a sledovat položky v kapse v textovém souboru, můžete sledovat výdaje a úhrady v tabulce aplikace Excel s vestavěným přístupem k nástrojům pro analýzu dat, které můžete použít ke kontrole vašich dat.

1.

Označte své sloupce s nadpisy v řádku 1. Nadpisy označují typ informací v každém sloupci a usnadňují přečtení výkazu výdajů. Zahrňte sloupce pro datum každého výdaje, které jste zaplatili, částku, povahu výdajů, kategorii nákladů, datum úhrady a zdroj a další informace, které se přímo vztahují k upřesnění nebo kategorizaci vašich nevynaložených nákladů.

2.

Klepněte na nadpis prvního sloupce, který bude obsahovat data a vyberete celý sloupec. Podržte stisknutou klávesu "Příkaz" a klikněte na záhlaví dalších sloupců věnovaných datovým informacím a přidejte je k výběru. Přepněte na kartu Domů pásu karet Excel a vyhledejte skupinu čísel. Klikněte na rozbalovací nabídku bezprostředně pod slovem "Číslo" a vyberte možnost "Vlastní". V seznamu Kategorie vyberte "Datum" a vyberte formát data se čtyřmístným rokem.

3.

Klikněte na nadpis prvního sloupce, který bude obsahovat hodnoty ceny. Podržte stisknuté tlačítko "Příkaz" a klikněte na záhlaví dalších sloupců, které se týkají nákladů. Otevřete rozbalovací nabídku "Číslo" a vyberte možnost "Měna".

4.

Zadejte údaje o výdajích. Vzhledem k tomu, že aplikace Excel umožňuje po zadání informací pořadí vašich informací, můžete zadat své informace, aniž byste nejprve uspořádali své potvrzení nebo počkali, až budete mít veškeré papíry. Každý řádek obsahuje záznam o jednom výdaju.

5.

Klepněte a přetáhněte buňku A1 přes poslední buňku, která obsahuje údaje o výdajích a vyberte celou oblast, do které jste zadali informace. Přepněte na kartu Tabulky v pásu aplikace Excel a vyhledejte skupinu Možnosti tabulky. Klikněte na šipku napravo od ikony "Nový" a vyberte možnost "Vložit tabulku s hlavičkami". Aktivujte zaškrtávací políčko před "Celkový řádek", chcete-li do svých dat přidat řadu konfigurovatelných automatických součtů.

6.

Přepněte do skupiny Nástroje a klepnutím na tlačítko "Přejmenovat" přejděte ke své tabulce smysluplné jméno namísto "Tabulka1". Klikněte na název pole na řádku vzorců a zadejte název, který chcete použít.

7.

Přepněte do skupiny Styly tabulky a klikněte na ikonu stylu, který chcete použít. Každá ikona zobrazuje zobrazení miniatur barevného schématu obsaženého ve stylu, který reprezentuje. Pomocí navigačních šipek na obou koncích galerie stylů můžete procházet volby připravené k použití. Stínování alternativní řady zabudované do stylů tabulek zjednodušuje úkol vyhodnocení vašich dat, zejména pokud vaše sestava obsahuje dlouhý seznam řádků.

8.

Klepnutím na šipku s dvojitou hlavou na pravém konci buňky v celkovém řádku zobrazíte rozbalovací nabídku funkcí. Zaškrtněte políčko "Suma" pro sloupce o nákladech, "Počet" pro sloupce položek a "Ostatní" pro odhalení nástroje Formula Builder, ve kterém můžete vytvořit vlastní kalkulaci.

9.

Klepnutím na šipku vpravo od záhlaví sloupce zobrazíte seznam možností filtrování, které můžete použít k zobrazení pouze těch položek výdajů, které splňují určité kritérium. Aplikace Excel představuje seznam jedinečných hodnot ve sloupci, takže můžete zvolit zobrazení pouze těch řádků, které obsahují tuto hodnotu v tomto sloupci. Data můžete zobrazit ve vzestupném nebo sestupném pořadí, odhalit pouze horní nebo spodní 10 položek nebo vytvořit vlastní filtr pro přidání více výpočtů.

10.

Vyberte jeden nebo více sloupců dat, které chcete formátovat pomocí podmíněného barevného kódování, které pomáhá odhalovat vzory v cenách nebo jiných částech vašeho přehledu. Přepněte na kartu Domov a vyhledejte skupinu Formát. Klepnutím na šipku vedle položky "Podmíněné formátování" otevřete rozbalovací nabídku. V podnabídce Barva měřítka vyberte ikonu představující stupnici. Jednofarební měřítka používají odstíny barvy, které představují rozsah hodnot; tříbarevné váhy používají stínování "stoplight". Chcete-li přiřadit barevné kódování konkrétním typům hodnot, jako jsou data před určitým týdnem nebo po určitém týdnu, ceny v konkrétních oblastech dolaru nebo duplicitní hodnoty, použijte volby "Zvýrazněte pravidla buněk".

11.

Po zadání všech dat a nastavení výpočtů uložte soubor. Pokud se váš přehled týká pouze určitého časového období - jednoho týdne, měsíce nebo roku - obsahuje odkaz na čas v názvu souboru, abyste mohli identifikovat obsah souboru bez jeho otevření.

Věci potřebné

  • Microsoft Excel pro Mac

Tipy

  • Uložte kopii souboru ve formátu šablony bez konkrétních údajů o nákladech. Šablonu můžete použít k vytvoření nových výkazů výdajů.
  • Chcete-li formátovat data tak, aby zobrazovaly vedoucí nuly a všechna data v řádku sloupců, zvolte formát čísel "Vlastní" a zadejte "mm / dd / rrrr" pro dvoumístné měsíce a dny. Zadejte pomlčku místo lomítka jako oddělovač dat, pokud jej chcete.
  • Klepnutím na nový styl tabulky změníte barvy formátování bez ovlivnění údajů.
  • Přetáhněte rukojeť v pravém dolním rohu tabulky a zvětšete oblast, kterou zaujímá.

Varování

  • Pokud přepnete tabulku zpět do běžného rozsahu dat, vaše filtrování dat zmizí.
 

Zanechte Svůj Komentář