Jak vytvořit jednoduchý formulář k přijetí účinných a akceptovatelných poznámek zasedání

Pokud jste někdy byli pověřeni přijímáním poznámek o schůzkách, s největší pravděpodobností jste zaznamenali, co bylo řečeno a kdo to řekl v chronologickém pořadí. Taková dokumentace může být cenná jako referenční bod pro obnovení paměti a poskytne logické místo, ze kterého můžete zahájit další schůzku. Pokud však chcete zvýšit své úsilí zaměřit se na akce a na osoby odpovědné za jejich realizaci, je dobré vytvořit jednoduchý formulář, který vám umožní přijímat efektivní a akceptovatelné poznámky o schůzkách. Takové formuláře jsou obzvláště užitečné pro firmy, které bzučí s neustálým vířením činnosti a souběžnými projekty.

1.

Vytvořte titulní list pro poznámky o schůzce, který obsahuje základní, ale důležité informace: datum schůzky, čas, který začal a skončil, a jména přítomných.

2.

Posuňte své postoje k zaznamenávání poznámek od záznamu v chronologickém pořadí k přepisování podle projektu, úkolu nebo aktivity a vytváření samostatných formulářů pro každý z nich. Tato technika vám umožňuje sledovat přiřazení a aktualizace v uspořádaném, logickém způsobu tím, že rychle identifikujete projekt, úkol nebo činnost v horní části každé stránky. Když někdo na schůzce předvede svůj konkrétní projekt, najdete odpovídající formulář a vyplňte jej odpovídajícím způsobem.

3.

Napište "Projekt", "Úkol" nebo "Aktivita" v horní části stránky, a to buď na papíře nebo v dokumentu pro zpracování textu, a pak jej definujte. Nadpis jednoho formuláře by například mohl přečíst: "Projekt: Obřad na řezání pásky u velitelství společnosti." Další položka formuláře by mohla znít: "Úkol: Objednávání potravin a nealkoholických nápojů na obřad."

4.

Vytvořte podkategorie pod hlavním nadpisem v každém formuláři: "Určený zaměstnanec", "Poslední akční krok", "Zbývající kroky akce", "Uzávěrka", "Vnímané překážky" a "Další poznámky". poznámky zasedání. Pokud se rozhodnete citovat lidi přímo, nezapomeňte uvést jejich výroky v uvozovkách. Pokud si nejste jisti přesnými slovy řečníka, požádejte ji, aby zopakovala své prohlášení.

5.

Zkontrolujte šablonu a proveďte nějaké vylepšení nebo úpravy specifické pro vaše potřeby. Například, pokud důležitý manažer společnosti trvá na schválení vašich projektů, úkolů a činností, ujistěte se, že vytvoříte podkapitola, která bude zahrnovat stav jeho recenze.

6.

Vezměte své formuláře na všechny následující schůzky a, jak se účastníci zabývají konkrétním projektem, úkolem nebo činností, zaznamenávají si stavové zprávy. Ujistěte se, že máte otázky, neboť schopnost přijmout co nejefektivnější a nejúčinnější poznámky ke schůzce může záviset na vaší schopnosti poskytovat informace. Například pokud se zaměstnanec soustředí na svůj "nejnovější akční krok" a zanedbává zmínku o "zbývajících akčních krocích", stiskněte tuto aktualizaci.

7.

Rozšiřte své poznámky o schůzce účastníků a uchovejte další kopii na bezpečném místě. Vaše efektivní vyrozumění, zaměřené na jednání a dokončení, by mělo sloužit jako důvěryhodný záznam událostí a užitečný odkaz, pokud vzniknou otázky nebo spory.

Tip

  • Nezapomeňte, že mnoho lidí ve vaší firmě může jako svůj jediný zdroj informací přezkoumat a záviset na vašich poznámkách o schůzce. Čím komplexnější je vaše diskuse o schůzce a zaznamenávání poznámek, tím je pravděpodobnější, že můžete pomoci dokončit svůj projekt, úkol nebo činnost.
 

Zanechte Svůj Komentář