Jak vytvořit příručku kvality

Vytvoření kvalitního manuálu specifického pro vaši společnost je velkým úkolem, ale může to být také užitečný úkol na mnoha úrovních. Za prvé, psaní vlastní příručky kvality zajistí, že informace jsou jedinečné pro vaši společnost a individuální situaci a zásady vaší společnosti. Také psaní vlastní příručky o jakosti může ušetřit značné finanční prostředky: najímat externího konzultanta, aby vytvořil manuál pro vaši společnost, může stát až 10 000 až 20 000 dolarů. Proces vytváření vlastní příručky jakosti bude vyžadovat čas a energii, avšak konečný výsledek může zajistit účinný manuál, který zabrání pokládání pokut a nápravných opatření v případě, že bude provedena kontrola bezpečnosti a politiky.

1.

Vytvořte obrys materiálu, který budete muset zahrnout. Osnova vám pomůže při organizaci a prezentaci materiálu a také vám poskytne hrubý náčrt obsahu, který budete zahrnovat do příručky. Ujistěte se, že uspořádáte svůj obrys pomocí bodů, jako jsou například následující body: účel a skóre manuálu, hlavní zásady, definice relevantní v celém manuálu, historie společnosti, organizace a řízení a příslušné povinnosti společnosti, podrobnosti o zařízeních, řízení zdrojů, metod a postupů pro každý příslušný systém, postupy manipulace a skladování, vedení záznamů, prevence a bezpečnost nehod a nápravná opatření. Tento obrys bude později sloužit při vytváření obsahu.

2.

Připravte si podrobnosti pro každou sekci, kterou uvedete v příručce. Ujistěte se, že shromažďujete informace přesně, abyste zajistili přesnost a úplnost materiálu, který je uveden v příručce. Pokud je to vhodné, kontaktujte každý oddělení a ověřte procesní pravidla od řídících nebo auditorských organizací.

3.

Uveďte všechny kroky jasným a přímým způsobem. Použijte jazyk, který je snadno srozumitelný a který se dá řídit. Definujte slova, která je třeba definovat, a vyhněte se žargonu nebo nejednoznačným popisům, které nejsou vhodné.

4.

Vytvořte jasné záhlaví a podkapitola pro vysvětlení jednotlivých částí příručky. Udržujte konzistenci v tom, jak prezentujete informace. Mějte na paměti, že příručka o kvalitě je určena ostatním k čtení a sledování, takže materiál, který je v něm, musí mít pro ostatní čtenáře smysl.

5.

Přidejte obsah na začátek příručky. Ačkoli obsah obsahuje nejdříve, neměli byste jej přidávat, dokud nebudete více či méně dokončen manuál, abyste se ujistili, že víte, kde je vše v manuálu skutečně umístěno. Je-li to relevantní nebo požadováno, uveďte také index.

6.

Pečlivě zkontrolovat a revidovat, kontrolovat nejen základní typografické chyby, ale i chyby v popisu politiky. Veškeré informace musí být co nejpřesnější, zejména pokud jde o vyloučení nápravných opatření během auditů.

Věci potřebné

  • Politika a postupy společnosti

Tipy

  • Jsou k dispozici příručky pro příklady kvality, včetně šablony od Národního ústavu pro normalizaci a technologii. Zvažte přezkoumání této a dalších šablon, které najdete, abyste zjistili, jak by měl vypadat manuál jakosti a jak by měl být organizován.
  • Pokud pracujete v průmyslu souvisejícím s ocelářskou výrobou, zvážíte předložení příručky společnosti pro řízení jakosti a vyžádejte si bezplatnou recenzi příručky. Organizace by měla být schopna vám říci, zda je příručka správně uspořádána a zda jsou postupy řádně popsány.
 

Zanechte Svůj Komentář