Jak vytvořit seznam adresářů Office

Adresář kanceláří je způsob, jakým mají zaměstnanci a manažeři přístup k interním kontaktním informacím, aby posílali pozvání, soustrast, narozeniny a další korespondence. Otevření komunikačních kanálů mezi spolupracovníky je způsob, jak budovat týmovou práci a morálku. Vytvoření kancelářského mailing listu je stejně jednoduché jako shromažďování dat a zadávání informací do dokumentu pro zpracování textu.

1.

Shromažďujte kontaktní informace od zaměstnanců. Určete jednu osobu, která shromažďuje kontaktní údaje a udrží je aktuální. Kontaktní údaje mohou obsahovat domácí adresy, e-mailové adresy, mobilní a domácí telefonní čísla a narozeniny.

2.

Vytvořte nový dokument v aplikaci Microsoft Word. Klepněte na tlačítko "Office" a potom na "New" v aplikaci Microsoft 2007 nebo "File> New" v dřívějších verzích. Zvolte "Prázdný dokument" ze seznamu typů dokumentů, které chcete vytvořit. Klikněte na tlačítko "Vytvořit" nebo "OK".

3.

Přidejte do dokumentu tabulku s alespoň šesti sloupci. V aplikaci Word 2007 klepněte na kartu "Vložit" a potom na položku "Tabulka". Přetažením myši přidejte šest sloupců. V dřívějších verzích aplikace Word klepněte na ikonu "Vložit tabulku" na panelu nástrojů Standardní. (V závislosti na informacích, které chcete přidat do mailingového seznamu, můžete mít více či méně sloupců.)

4.

Označte sloupce zadáním záhlaví sloupců v prvním řádku. Například zadejte "Jméno" ve sloupci název, "Poštovní adresa", "Domácí telefon" a tak dále. Přesunout do jiného sloupce po zadání do záhlaví stisknutím klávesy "Tab" na klávesnici. Stiskněte znovu tlačítko "Tab" po posledním sloupci a přidejte další řádek.

5.

Zadejte informace o zaměstnancích v příslušných sloupcích. Možná budete chtít pracovat abecedně, abyste usnadnili lidem procházení.

6.

Uložit a vytisknout seznam po přidání všech informací. Chcete-li uložit, klepněte na ikonu "Uložit" na panelu nástrojů Standard v aplikaci Word 97-2003 nebo na kartě "Domov" v aplikaci Word 2007. K tisku klepněte na ikonu "Tisk" na panelu nástrojů Standard v aplikaci Word 97-2003 nebo " Tlačítko Office> Tisk "v aplikaci Word 2007.

7.

Vytiskněte dostatek kopií pro celou kancelář. Vypusťte kopie všem v oddělení.

Věci potřebné

  • Microsoft Word

Varování

  • Účast v kancelářských konferencích by měla být považována za nepovinnou, protože mnoho lidí nechce, aby ostatní věděli o své domovské adrese nebo jiných osobních informacích. Požádejte o telefonní čísla, rozšíření a kancelářské e-mailové adresy, pokud lidé nechtějí poskytovat další kontaktní informace.
 

Zanechte Svůj Komentář