Jak převést poštovní štítky do sloupců v aplikaci Excel

Informace o e-mailu mohou obsahovat zlatý důl dat pro malou firmu. Způsob, jakým jsou informace uspořádány, však může být prakticky k ničemu, pokud je chcete třídit podle adresy nebo zadat do databáze. Informace můžete převzít v dokumentu poštovního štítku a převést je do tabulkového procesoru v aplikaci Excel, pokud víte, jak dokument připravit. Použijte aplikaci Microsoft Word k přípravě dokumentu odstraněním zlomů částí mezi štítky, odstraněním prázdných zástupných symbolů a odstraněním značek odstavců. Jakmile to provedete, můžete dokument prostého textu importovat do aplikace Excel a nechat Průvodce importem pro text provést zbytek práce pro vás.

Odstranění zlomů částí

1.

Otevřete dokument obsahující seznam adres v aplikaci Microsoft Word.

2.

Klikněte na záložku "Domov" a vyberte "Nahradit" ve skupině Úpravy pásu karet. Klikněte na kartu "Další" na kartě Nahradit.

3.

Klikněte na textové pole "Najít co", abyste jej aktivovali. Klikněte na položku "Speciální" a vyberte možnost "Oddělovení oddílu". Symbol přerušení sekce se zobrazí v textovém poli Najít co.

4.

Ponechte prázdné textové pole "Nahradit" a klikněte na tlačítko "Nahradit vše". Všechny úseky sekce jsou z dokumentu odstraněny. Klikněte na tlačítko Zavřít.

Smazání prázdných sloupců

1.

Klikněte na kartu "Nástroje tabulky", vyberte možnost "Rozvržení" a klikněte na položku "Zobrazit mřížky" ve skupině Tabulka.

2.

Klepnutím na prázdné sloupce v dokumentu klepněte na "Odstranit" ve skupině Řádek a sloupce pásu karet. Klikněte na "Odstranit sloupce".

3.

Klikněte na kartu "Domov" a potom klikněte na tlačítko "Zobrazit / Skrýt" ve skupině Odstavec pásu karet a odkryjete značky formátování. U každé adresy uvidíte dva odstavcové značky.

Odstranění značek odstavců

1.

Klikněte na záložku "Domov" a ve skupině Úpravy vyberte možnost "Nahradit". Vyberte kartu "Další" na kartě Nahradit. Zvýrazněte symboly v poli "Najít co" a odstraňte je. Klikněte na "Speciální" a vyberte "Označení odstavců".

2.

Klepnutím na pole "Nahradit s" ji aktivujte, vyberte "Zvláštní" a poté klikněte na "Tab. Znak". Klepněte na tlačítko "Nahradit vše". Všechny odstavcové značky jsou nahrazeny záložkami. Klikněte na tlačítko Zavřít.

3.

Klepněte na kartu "Layout" (Rozvržení) a klepněte na libovolné místo v tabulce, kde umístíte kurzor. Klepněte na tlačítko "Převést na text" v datové skupině pásu karet. Otevře se dialogové okno. Klepněte na "Značky odstavců" a potom klepněte na tlačítko "OK".

Převod dokumentu na aplikaci Excel

1.

Z nabídky Soubor vyberte možnost Uložit jako. Klikněte na nabídku "Uložit jako typ" a vyberte "Plain Text (* .txt)". Do textového pole Název souboru zadejte nový název a klepněte na tlačítko Uložit.

2.

Vyberte "Windows (výchozí)", pokud se otevře dialogové okno Konverze souborů. Zvolte možnost "Vložení řádkových zlomů". Zvolte "CR" (návrat vozíku) a "LF" (line feed) v nabídce End Lines With. Klikněte na tlačítko OK.

3.

Spusťte program Microsoft Excel. V nabídce Soubor vyberte položku Otevřít. Z nabídky Název souboru vyberte "Textové soubory". Přejděte do nového textového souboru a klikněte na tlačítko "Otevřít". Otevře se Průvodce importem textu. Vyberte výchozí nastavení a klikněte na tlačítko Dokončit. Poštovní seznam se otevře se všemi informacemi o poštovním štítku uspořádanými ve sloupcích.

 

Zanechte Svůj Komentář