Jak změnit postupy úřadu

Změna kancelářských postupů vyžaduje pečlivé plánování, které zaměstnancům pomůže pochopit nové postupy a nevrátí se zpět do starých návyků. Pracujte s pracovní skupinou vhodného personálu společnosti, abyste pomohli identifikovat oblasti pro změnu a připravit nové postupy. Sledujte postupy, které zajišťují, že změny jsou prováděny a fungují efektivně a efektivně, aby zajistily trvalé změny.

Identifikujte problémy

Trvalé zlepšení kancelářských postupů je proces, který začíná zkoumáním současných postupů. Nejprve zjistěte, jaké postupy úřadu nejsou účinné a proč. Může se stát, že budete muset změnit své firemní postupy z důvodu vnějších faktorů, jako je například nová, rozsáhlá zákaznická smlouva, podstatné zvýšení počtu zaměstnanců kanceláře nebo změna předpisů. Při práci s pracovní skupinou zaměstnanců zadejte seznam potřebných změn v pořadí priorit, od nejtěžších až po nejjednodušší.

Změna plánu

Vytvořte plán, který řeší zjištěné nedostatky postupu a je citlivý na kulturu vaší společnosti. Každá změna musí být v souladu s celým tělem změn. Například pokud všechny příchozí hovory musí být směrovány prostřednictvím centrálního operátora, musíte mít systém pro okamžité upozornění na člena personálu, který je volán. Tento proces musí obsahovat hovory, které nelze dokončit nebo je třeba předat konkrétnímu oddělení nebo osobě. Pokud má veškerý personál oprávnění objednávat spotřební materiál, centralizovaný objednávkový systém musí obsahovat formuláře objednávky a další požadované dokumenty.

Provést změny

Proveďte změny po vytvoření a schválení plánu. Změny můžete provést různými způsoby. Proveďte tréninkový program, který pokryje všechny změny a provede se bezprostředně po dokončení výcviku v rámci nových postupů. Vyškolejte supervizory ve změněných postupech a učit je, jak školit jejich personál. Proveďte jednu nebo několik změn v pravidelném rozvrhu v předem stanoveném časovém období, dokud nebudou zavedeny všechny nové postupy.

Monitorujte postupy

Posouzení a sledování postupů po jejich realizaci je pro jejich úspěch rozhodující. Staré způsoby, jak to dělat, se mohou snadno vrátit, pokud nebudete pravidelně monitorovat. Posouzením postupů také umožňuje vám a skupině úkolů zjistit, zda jsou potřebné nějaké úpravy nebo nové materiály nebo zda je potřeba další školení. Vyžádání připomínek supervizorů a pracovníků, kteří pracují v rámci nových postupů, vám pomůže určit, jak efektivně fungují postupy a jak mohou být tyto postupy efektivnější.

 

Zanechte Svůj Komentář