Jak změnit dokument Poznámkový blok do souboru MS Excel

Při vytváření dokumentů tabulkového procesoru pro sledování ID zaměstnanců, prognózy prodejů nebo porovnání produktů můžete připravit data v jiném programu a otevřít výsledný soubor v aplikaci Microsoft Excel. Hodnoty oddělené čárkami nebo formát souboru CSV používají prostý text, který reprezentuje jednotlivé hodnoty buňky a obsah řádků dat tabulky. S malým plánem, jak vyhovět formátu CSV, můžete pomocí programu Notepad zadávat obsah tabulky, když jste mimo kancelářský počítač a rychle přeměnit výsledky na dokument aplikace Excel.

Nastavení souboru

Chcete-li vytvořit soubor CSV, který chcete otevřít v aplikaci Microsoft Excel, je třeba rozhodnout, kolik sloupců použijete v aplikaci Microsoft Excel pro kategorie informací, které připravujete v programu Poznámkový blok. Váš první řádek buněk aplikace Excel by měl obsahovat záhlaví vašich dat, z nichž každý označuje obsah jednotlivých sloupců. Chcete-li vytvořit text, který se změní na záhlaví sloupců, zadejte je jako první řádek souboru Poznámkový blok, oddělíte štítky čárkami a ukončete řádek klávesou Enter, čímž vytvoříte návrat vozíku. Pokud například tabulka obsahuje jména a identifikační čísla zaměstnanců, mohou vaše hlavičky číst "Křestní jméno, středové jméno, příjmení, číslo odznaku".

Vstup dat

Poté, co jste si jisti, kolik sloupců budou vaše údaje vyplňovat a že jste vytvořili hlavičky, můžete data zadat řádek po řádku. Pokud některá z hodnot dat obsahuje čárku, musíte hodnotu přiložit do uvozovek. Například pokud náhradní ID odznak nese speciální označení, které obsahuje čárku, zadejte hodnotu jako "Odznak číslo, 2" a umístit oddělovací čárku po uzavření dvojité uvozovky. Stejně tak, pokud jedna z vašich hodnot používá uvozovky, obklopte hodnotu pomocí uvozovek a vložte další zvláštní uvozovací značku před a za materiál v uvozovkách. Například, jestliže je jedním z vašich zaměstnanců střední jméno John a používá přezdívku "Tiny, " zadejte název jako "John" "Drobný" ""

Konečné kroky

Po zadání všech dat do programu Poznámkový blok uložit soubor jako textový dokument a změnit jeho příponu souboru na .csv. Přestože dokumenty CSV obsahují obyčejný text, aplikace Microsoft Excel je nerozpozná jako soubory CSV bez správné přípony souborů. Po klepnutí na kartu "Soubor" v aplikaci Microsoft Excel a výběrem možnosti "Otevřít" otevřete dialogové okno Otevřít, můžete nastavit typ souboru na "Textové soubory", aby se váš CSV dokument objevil v seznamu a poté dvakrát klikněte na jméno souboru otevřete jej do nového dokumentu sešitu. Je vždy moudré ověřit, zda Excel správně identifikuje čísla a data. Pokud ano, hodnoty se v buňkách aplikace Excel objeví vpravo vpravo. Další informace o tom, jak aplikace Excel interpretuje a formátuje data, můžete otevřít soubor CSV pomocí Průvodce importem. Průvodce naleznete na kartě Data v pásu karet Excel v části Získat externí data.

Úvahy

Pokud některý z vašich záznamů neobsahuje hodnotu pro konkrétní pole, musíte zadat druhou čárku za druhou, která vymezuje pole před ní. Například pokud vaše zaměstnance Jane Roe nemá žádné střední jméno, její záznam bude číst Roe,, Jane Chcete-li, aby vaše prázdná pole byla zřetelnější ve vašem textovém souboru, můžete je zastupovat s po sobě jdoucí dvojicí uvozovek a následovat je s čárka. Aplikace Excel ignoruje uvozovky při otevření souboru CSV. Jane Roeův záznam tedy přečte "Roe", "", "Jane". Pokud omylně přeskočíte pole, vaše data se nebudou řádkovat ve správných sloupcích v aplikaci Excel. Chcete-li problém odstranit, upravte soubor CSV, abyste opravili chybějící pole a znovu jej otevřete v aplikaci Excel.

 

Zanechte Svůj Komentář