Jak nejlépe vytvořit a zorganizovat kontrolní seznam projektového řízení nebo šablonu kontrolního seznamu

Projektoví manažeři obvykle používají soubor procesů pro koordinaci projektového úsilí. Tím je zajištěno, že členové projektového týmu pochopí, co je třeba udělat a kdy je třeba je dokončit. Institut pro řízení projektů definuje pět procesních skupin: zahájení, plánování, provádění, monitorování a řízení a uzavírání. Vytvoření a uspořádání kontrolního seznamu pro správu projektů vám pomůže efektivně strukturovat projekt a zajistit, že dokončíte všechny doporučené kroky k úspěšnému provedení projektu. Vytvořte kontrolní seznam pro každý proces nebo vytvořte obecnou šablonu kontrolního seznamu pro všechny procesy v závislosti na velikosti a rozsahu projektu. U menších projektů může být jeden kontrolní seznam vhodnější a jednodušší.

1.

Proveďte schůzku v týmu, abyste se představili o námětech, které mají být sledovány a sledovány pro váš projekt. Stáhněte a zkontrolujte ukázkový kontrolní seznam. Například webová stránka Microsoft Office poskytuje šablonu kontrolního seznamu pro zahájení projektu, kterou může váš tým vyhodnotit a přizpůsobit pro váš projekt.

2.

Otevřete nový dokument a vytvořte si vlastní kontrolní seznam pro správu projektů nebo sadu šablon kontrolního seznamu. V horní části zadejte název, například "Kontrolní seznam projektového řízení", a umístěte jej do středu. Například pomocí aplikace Word klepněte na tlačítko Střed na panelu nástrojů Domů.

3.

Vytvoření seznamu tučným písmem. Položky v seznamu by měly obsahovat názvy pro název projektu, správce, sponzora, zákazníka, datum a další relevantní údaje. Uložte soubor s rozeznatelným názvem, jako je položka Kontrolní seznam projektů, pokud jej chcete znovu použít jako šablonu pro další dokumenty.

4.

Přidejte nadpis pro první projektovou fázi zadáním textu "Zahájení." Vložte tabulku a seznamte se s kroky, které jsou součástí procesu. Například pomocí aplikace Word klepněte na tlačítko Tabulka na panelu nástrojů Vložit. Vytvořte tabulku se dvěma sloupci. V levém sloupci zadejte seznam otázek, které vy a váš tým potřebujete odpovědět, abyste dokončili projekt včas a na základě rozpočtu. Zadejte otázku, jako jsou "Jsou definovány cíle projektu?" V pravém sloupci poskytněte rady, jak odpovědět na otázku, jak vedou tým. Například zadejte instrukční text "[Nahraďte tento text vašimi cíli. Ujistěte se, že jsou specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a včasné.] "

5.

Zahrnout kroky, které se vztahují k vašemu projektu, jako například "Byl vytvořen obchodní případ?" "Bylo vyhodnoceno riziko?" "Byly identifikovány vaše obchodní funkce?" "Byly splněny projektové míle?" "Byly splněny požadavky na kvalitu?" "Je projekt v rozpočtu?" a "Byla obdržena schválení dokončení?" Pro další pomoc při navrhování procesních kroků použijte "Průvodce znalostním organizacím pro řízení projektů", známým jako průvodce PMBOK.

6.

Přidejte do tabulky dva sloupce a označte je "Ano" a "Ne." Po dokončení tohoto kontrolního seznamu vy a váš tým můžete zkontrolovat položky, které byly úspěšně dokončeny. Pokud vaše kontrolní seznamy vykazují vysoké procento negativních odpovědí, projektová práce pravděpodobně není dokončena.

7.

Přidat nadpis s názvem "Položky akce." Vložte tabulku se třemi sloupci. Například pomocí aplikace Word klepněte na tlačítko Tabulka na panelu nástrojů Vložit a vyberte tři sloupce. Pomocí prvního sloupce můžete vypsat zbývající úkoly. Ve druhém sloupci uveďte člena týmu přiděleného úkolu. Pomocí třetího sloupce zobrazte datum splatnosti. Případně přidat komentář ke čtvrtému sloupci.

8.

Opakujte předchozí tři kroky pro každý ze zbývajících čtyř procesů řízení projektu nebo pro vlastní systém. Uložte soubor jako jeden soubor šablony kontrolního seznamu pro použití v budoucích dokumentech nebo uložit každý proces jako samostatný soubor. Například uložte celý soubor s rozeznatelným názvem, například "Kontrolní seznam standardního projektu společnosti". Chcete-li soubor uložit jako šablonu pro budoucí dokumenty pomocí aplikace Microsoft Word, například klepněte na tlačítko "Soubor", tlačítko "Uložit jako" a vyberte možnost "Šablona aplikace Word".

 

Zanechte Svůj Komentář