Pokyny pro zadávání dat

Zpracování dat zahrnuje zadávání informací z písemného nebo verbálního zdroje do počítačového systému. Informace se mohou pohybovat od základních informací až po vysoce hloubkové a citlivé materiály. Zatímco každá společnost a klient má své vlastní pokyny pro zadávání údajů, několik pokynů zůstává relativně podobné každému.

Formát adresy

Poštovní služba Spojených států používá standardní formát adresy, který umožňuje zpracování pošty prostřednictvím automatizovaného systému zpracování pošty. Aby bylo zajištěno rychlé zpracování a doručení, tento formát adresy se stal standardem ve většině firem a stal se standardem ve většině směrnic pro zadávání údajů. Tento standardní formát nejprve uvádí řadu upozornění, za ním následuje příslušné jméno, adresa, město, stát a PSČ. Státy jsou vždy zkráceny pomocí dvojpísmenového formátu s velkými písmeny. Uliční směry a přípony jsou také zkráceny (tj. "W Erie Pkwy" pro "West Erie Parkway"). Interpunkce je omezena na oficiální jména, jako je "pan Smith", a úplná adresa je omezena na čtyři řádky.

Čísla

Vždy uvádějte číselná data podle konkrétních pokynů společnosti. Nicméně pokud nejsou uvedeny žádné pokyny, postupujte podle standardních pokynů pro typ zadávaných čísel. Například seznam narozenin s dvěma číslicemi za měsíc a den a čtyřmístný rok, např. 01/01/1985. Zadejte telefonní čísla, včetně kódu oblasti (tj. 555-555-1212). Neumísťujte oblastní oblast do závorek a mezi číslem a pomlčkou neumisťujte mezeru.

Vynikat

Mnoho úloh zadávání dat zahrnuje zadávání informací v aplikaci Excel nebo jiných databázových formátech. V těchto případech je obzvláště důležité, aby informace byly zadány správně, aby mohly být filtrovány a manévrovány během průzkumu klienta. Při zadávání informací se vyhněte zadávání textu, symbolů a čísel ve stejném poli, jako je například "větší než 40" nebo "40+". Vytvořte tabulky s jasně definovanými sloupci a názvy.

Obecné pokyny

Použijte snadno čitelné písma, například Arial 10 a Times New Roman 12. Vždy uveďte kompletní adresy webových stránek včetně "// www". Kdykoli máte pochybnosti, obraťte se na konkrétní pokyny vaší společnosti nebo se obraťte na zástupce vaší společnosti o pomoc.

Přesnost

V poli pro zadávání dat je nezbytná přesnost. Zadávané informace se často používají pro analýzu, výzkum a reportování. Nepřesnosti informací mohou mít za následek nepřesné hlášení a výzkum. Před odesláním informací pro kontrolu je třeba zkontrolovat přesnost všech úloh zadávání dat. Při výpočtech vždy kontrolujte pravopis a součty. Seznamte se se specifickými pokyny společnosti pro zadávání údajů, abyste zajistili správné zpracování informací.

 

Zanechte Svůj Komentář